유명 대기업의 인턴 과정에 참여한 김 모(중앙대 신문방송 02)씨는 임원진을 대상으로 한 최종 프레젠테이션에서 진땀을 흘렸다고 한다. 평소 발표 수업 시간에 누구보다 뛰어난 말 솜씨를 자랑했던 그였기에 의아한 생각을 들었다. 긴장한 탓 만도 아니었다. 그는 이번 프레젠테이션이 '하나에서부터 열까지' 대학에서의 발표 수업과 전혀 달랐다고 했다.

같은 프로그램을 쓰고 같은 시간 동안 발표를 할 텐데 뭐가 그렇게 다르다는 걸까? 최근 기업 인턴십의 비중이 높아짐에 따라 우리 주위에도 실제 비즈니스 프레젠테이션을 경험해보는 대학생들이 많이 늘었다. 인턴십의 중요한 평가기준으로 경쟁 프레젠테이션이 활용되는 경우도 많다. 이들이 비즈니스 프레젠테이션에 어려움을 호소하는 이유는 무엇일까? 궁금증을 해결하기 위해 PR대행사 (주)커뮤니케이션즈코리아에 근무하는 프레젠테이션 전문가 임채준 부장의 이야기를 들어봤다.

비즈니스 프레젠테이션의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. 규모나 비중에 있어서도 점점 확대되는 추세이다. ⓒ 뉴스와이어=포스코

프레젠테이션의 성공이 곧 비즈니스의 성공이다?

임채준 부장은 기업에서의 프레젠테이션이 임원진에게는 어떤 ‘결정’을 내리는 기준이 되고 발표자에게는 자신의 업무 능력을 증명할 기회가 되기 때문에 매우 중요하다고 말한다. 승진이나 계약, 혹은 신규 입찰과 관련한 엄청난 액수의 금액. 이런 것들이 15분 남짓한 프레젠테이션을 통해 결정되는 것이다.

이렇게 중요한 비즈니스 프레젠테이션을 직접 경험해 본 인턴들이 어려움을 호소하는 첫 번째 이유가 대학에서와 달리 시간과 형식에 있어 매우 엄격한 기준이 적용되기 때문이라고 한다. 하지만 비즈니스 프레젠테이션의 형식도 매우 다양하다.

“프레젠테이션이 외부용인지 아니면 내부용인지에 따라 형식과 절차가 다르겠죠. 고객사나 발표 주제에 따라 가장 효과적이라고 생각되는 형식을 사용해야 합니다. 물론 구성이나 전체적인 흐름, 프레젠터의 자세 등 공통적으로 지켜야 할 것들은 있죠. 하지만 상황과 입장에 따라 늘 바뀌는 것이 형식이라고 생각하는 게 맞습니다."

갈수록 첩첩산중이다. 한 가지 형식에 적응하는 것도 어려운데 늘 바뀌어야 한다니. 그렇다면 특정 글씨체와 배경색, 효과를 사용해야 한다는 원칙을 듣는 것은 무의미할 것이고,  ‘이것만을 제발 지켜라’ 하는 철칙 같은 것은 없을까?

KISS를 잘하는 사람이 프레젠테이션을 잘한다?

비즈니스에서 시간은 곧 돈이다. 프레젠테이션에서도 적절한 시간을 엄수하는 것이 무엇보다 중요하다. 프레젠테이션은 15분을 넘지 않는 것이 철칙이다.

“사실 15분 안에 중요한 내용을 모두 이야기하기는 쉽지 않아요. 때문에 중요한 내용을 얼마나 간결하게 요약했는지가 프레젠테이션의 성패를 결정할 때가 많죠. 100페이지의 분량도 10페이지로 줄이고 다시 1페이지로, 다시 한 문장이나 한 단어로 표현할 수 있는 것도 프레젠터의 능력입니다.”

임채준 부장은 프레젠테이션의 기본이 ‘KISS’에 있다고 한다. ‘Keep It Short and Simple' 짧고 간단하게 내용을 표현하는 것에서부터 성공적인 비즈니스 프레젠테이션으로 가는 길이 시작된다.

이렇게 요약된 원고를 하나의 프레젠테이션으로 구성하는 데는 기-승-전-결의 구조가 많이 활용된다. 하지만 구조도 어떤 프레젠테이션이냐에 따라서 자유롭게 변할 수 있다. 발표 내용에 따라서 때로는 ‘결’의 내용을 맨 앞 장에 제시하는 것도 차별화된 프레젠테이션을 진행하는 한 방법이라고 한다.

내용을 요약하고 논리적인 구조를 구축하는 데 효과적인 것이 도표를 활용하는 방법이다. 그래프와 벤다이어그램와 같은 ‘이미지 표현’은 텍스트를 압축적으로 요약하고 청중의 이해를 돕는 큰 장점이 있다. 도표를 사용하는 데는 반드시 지켜야할 세 가지 사항이 있다.

첫째, Short and Simple, 도표 역시 최대한 단순하게 활용할 것. 복잡한 형태의 그래프 보다는 꺾은? 선과 막대를 사용한 단순한 그래프가 더 이해하기 쉽다.

둘째, 데이터의 유형을 파악하고 도표화할 것. 무조건 그래프로 만든다고 효과적인 것은 아니다. 공통적인 사항을 설명할 때는 원형 벤다이어그램을, 사업의 진행이나 발전 방향을 설명할 때는 화살표를 사용하는 것이 효과적이다. 논리 구조에 따라 적절한 도표를 선택하자.

셋째, 도표화가 필요한 자료인지 먼저 판단할 것. 모든 자료를 그래프로 만들면 오히려 지루함을 느낄 수 있다. 발표자가 조사하여 처음으로 제시하는 자료나 비교가 필요한 데이터 등 청중의 이해도와 주제와의 관련성을 고려하자.

효과적인 그래프 사용은 열 마디의 말을 한 마디로 줄여주는 효과를 낸다. 청중의 이해를 돕는 것은 물론이다.ⓒ 황인우 대학생기자

제목을 섹시하게 뽑아라

청중의 시선을 끌기 위해서는 한 장 한 장의 화면을 보석같이 만들어야 한다. 하지만 대학에서처럼 다채로운 색깔과 현란한 애니메이션 효과를 사용했다가는 오히려 독이 되기 쉽다. 정성과 노력을 남달리 들여 화려한 프레젠테이션 화면을 구성해 보고를 했더니, 연로하신 사장님께서 눈이 아프다며 오히려 화를 내셨다는 웃지 못할 일화도 있다.

정말 시선을 확 잡아끄는 비즈니스 프레젠테이션은 화려한 효과 보다는 내용에 충실해야만 한다. 이 충실한 내용을 증명하는 것이 바로 ‘헤드라인’이다. 신문 기사의 소제목만 훑어봐도 어떤 내용인지 대강 알 수 있는 것처럼, 프레젠터의 설명을 듣지 않고 헤드라인만 읽더라도 무슨 말을 하고 싶어 하는 지 알 수 있도록 해야 한다.

“흔히 ‘제목을 섹시하게 뽑아야한다’고 말합니다. 전체 내용을 응축해야 하는 것은 물론이고, 듣자마자 한 번에 와 닿는 헤드라인을 만들어야 하겠죠. 그렇다고 해서 자극적이고 공격적인 문장을 사용하라는 것은 아닙니다.”

청중의 주요 관심사가 어디에 있고 자신이 프레젠테이션을 하는 목적이 무엇인지 확실히 알고 있다면 헤드라인을 뽑아내기가 한결 수월하다. 임채준씨는 확실한 헤드라인을 잡는 능력은 오로지 연습을 통해 얻는 수밖에 없다고 한다. 신문 기사의 소제목과 본문 내용을 비교해보거나 실제로 프레젠테이션에서 헤드라인을 뽑는 과정을 따라해 보면 도움이 될 것이다.

프레젠테이션은 비즈니스를 위한 연극

준비가 완료되었다면 이제 성패를 결정하는 것은 프레젠터에게 달려 있다. ‘지피지기면 백전백승’. 프레젠터는 발표자로서의 자신과 발표를 듣는 사람으로서의 청중, 그리고 발표 환경에 대한 완벽한 준비를 해야 한다.

우선 자신이 프레젠테이션하게 될 장소에 미리 가서 발표 여건과 발표장의 규모, 좌석 배치 등을 확인하고 동선과 시선 처리 등을 체크해두자. 예를 들어 목소리가 작은 사람이 넓은 공간에서 발표를 하게 된다면 사전에 마이크를 준비하거나 장소를 좁은 곳으로 옮기도록 해야 한다.

프레젠터는 항상 청중의 눈을 마주봐야 한다. 시선을 피하면 자신 없어 보이고 어딘가 소극적이라는 인상을 준다. 발표장의 규모가 크고 많은 청중을 대상으로 하는 프레젠테이션이라면 미리 시선 처리의 방향을 ‘좌-중-우-중-좌’ 식으로 정해두는 것이 좋고, 한 곳만을 바라보거나 지나치게 시선을 분산시키는 것은 좋지 않다. 상사와 눈을 맞추는 것이 부담스럽다면 이마나 인중 언저리를 바라보는 것도 한 방법이 될 수 있다.

발표를 마치면 프레젠터에게 가장 힘든 질의응답 시간이 기다리고 있다. 자신이 잘 알고 있는 내용에 대해 질문을 받으면 전문성과 능력을 증명할 수 있는 좋은 기회가 되지만, 잘 모르는 내용에 대해 질문을 받으면 누구나 당황할 수밖에 없다. 이럴 때 어떻게 대처하는 것이 효과적일까?

예상치 못했던 질문을 받는 경우 당황하지 말고 아는 대로만 대답하는 게 좋다. 모르는 것을 아는 것처럼 답변하거나 후에 지킬 수 없는 것은 절대로 말하지 않고 솔직하게 대답해야 한다.

가끔은 프레젠테이션 내용과 전혀 상관없는 질문을 던져 프레젠터를 당황하게 만드는 사람도 있다. 그렇다고 해서 질문자를 가르치려 들거나 무시하는 것은 좋은 방법이 아니다.

“엉뚱한 질문을 했다고 해서 그 자리에서 감정적으로 대응해서는 안 됩니다. 예의바르게 양해를 구해야죠. 나중에 별도의 시간을 드릴테니 궁금한 사항은 프레젠테이션 후에 따로 이야기하자고 말하는 것은 실례가 아닙니다.”

청중의 질문은 비즈니스 프레젠테이션의 목적인 어떤 ‘결정’을 내리기 위한 판단의 기로에 섰을 때 나오는 경우가 많다. 이 때 청중의 의문점을 얼마나 잘 해결하느냐에 따라서 최종적인 성패가 결정될 때가 많다. 때문에 모든 질문에 대답할 수 있도록 사전 리허설을 통해 예상 질문을 간추려 보고 철저한 준비를 해야 한다.

오랜 기간 무명 생활을 거친 한 배우가 처음으로 주연을 맡아 무대에 오를 때 얼마나 많은 준비를 하겠는가? 비즈니스 프레젠테이션은 자신의 업무 능력을 증명할 수 있는 기회이자 무대가 된다는 사실을 잊지 말자. 머지않아 ‘하늘같은’ 임원진을 모시고 프레젠테이션을 해야 할 때가 올 것이다. 우레와 같이 쏟아지는 청중의 박수를 기대하며 비즈니스 프레젠테이션을 준비하자.

멋진 프레젠테이션을 마치고 기립박수를 받으며 퇴장하는 내 모습을 떠올려보자. 성공의 길이 탄탄대로로 열려 있을 것이다. ⓒ 뉴스와이어=코오롱그룹

황인우 대학생기자 / remedios02@imcampus.com